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| 2005 - Note de Synthèse Stage |
  Gestion de Parc : AssetCenter
[30 mn of reading - published 11/15/2004 7:22:40 PM - Target : Confirmé]
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1. Etudes des besoins
L’étude des besoins est fondamentale dans la mise en place d’une solution de
gestion de parc. Son déploiement et sa configuration pouvant nécessiter
d’importants moyens, une bonne réflexion concernant les technologies, les
méthodes à utiliser et les données à intégrer dans l’application peut éviter de
grandes pertes de temps et accroitre son efficacité.
1.1. Choix du SGBD
AssetCenter peut fonctionner en utilisant différents Systèmes de Gestion de
Base de Données (SGBD).
Le choix du SGBD peut être guidé par les technologies déjà mises en place dans
l’entreprise, par les performances apportées par les différents systèmes ou par
les coûts de mise en place. Vous aurez par ailleurs besoin d'un administrateur
de base de données qualifié sur le système, capable de créer la base de
données.
Un choix commun est Oracle ou Microsoft SQL Server. Mais AssetCenter gère aussi
d’autres SGBD comme IBM DB2 ou Sybase SQL Anywhere.
1.2. Definition des fonctions à utiliser et des données à integrer
AssetCenter est un logiciel qui couvre de nombreux aspects de la gestion de
biens. Il est possible que seuls certains aspects vous concernent. Il est donc
important que vous les identifiiez avec précision afin de savoir quelles
informations renseigner et tenir à jour dans le logiciel.
Gérer des informations sans importance est inutilement coûteux ; ne pas savoir
de quelles informations vous avez besoin avant de procéder à leur inventaire
risque de vous obliger à faire un deuxième inventaire plus tard.
Les grands ensembles de fonctions sont les suivants :
-
Description détaillée des biens,
-
Gestion des logiciels,
-
Gestion des acquisitions,
-
Gestion des stocks,
-
Gestion des contrats,
-
Gestion du leasing,
-
Gestion des coûts (une ou plusieurs devises),
-
Gestion des budgets,
-
Gestion des immobilisations,
-
Gestion du helpdesk.
Il est aussi nécessaire de définir les éléments du parc que vous prendrez en
compte dans l’inventaire, ainsi que les informations qui seront entrées à leur
sujet.
En effet, toutes les entreprises, selon leur organisation, n’ont pas besoin
d’inventorier les mêmes éléments de leur parc. Par exemple, certaines
entreprises auront besoin de lister précisément les éléments réseaux (routeur,
switch, etc…) et les serveurs alors que d’autres se contenteront d’inventorier
les PC clients et les imprimantes.
Pensez aussi à définir quelles sont les caractéristique des biens que vous
enregistrerez dans le logiciel. Sélectionnez les éléments de configuration ayant
une véritable utilité dans le cadre de votre gestion de parc.
1.3. Definition de la méthodologie d'inventaire
Apràs avoir défini ce que vous allez intégrer à la gestion de parc, il vous
faut définir la méthode qui sera utilisée pour saisir les données et les
collecter.
Si votre entreprise possède déjà un système de gestion de parc, à l'aide de fichiers Excel par
exemple, une première action pourra être de transférer le contenu du fichier
dans la nouvelle application. Libre à vous ensuite de compléter les
informations par la reprise des bons de livraisons et de commandes et
d’entreprendre un inventaire physique dans les services, si les fichiers sont
incomplets ou périmés.
Si au contraire vous n’avez jamais mis en place de gestion de parc, vous
pourrez soit effectuer un inventaire physique directement, ce qui n’est pas
recommandé pour de grandes structures, soit reprendre les bons de commande et
de livraison afin d’obtenir un inventaire exhaustif avant l’inventaire
physique.
Dans tout les cas, un inventaire physique est recommandé.
1.4. Localisations et services
Dans les grandes structures, une bonne localisation des biens est cruciale pour
une gestion de parc efficace.
Vous devrez décider d’une stratégie de notation pour la localisation des biens
et de l’appliquer systématiquement. Les noms des services doivent être
normalisés, de façon à faciliter la lecture.
1.5. Stratégie d'acces à la base de données d'inventaire
Enfin il faut décider qui pourra accéder aux données et quels droits les différents utilisateurs auront dessus.
Par exemple, certaines personnes n’auront qu’un droit de lecture, d’autres des
droits de modification sur certains champs, d’autres encore des droits
d’insertion.
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Sébastien COUEILLE
[15 mn of reading - published 11/15/2004 4:22:11 PM - Target : Débutant]
[15 mn of reading - published 11/15/2004 4:21:06 PM - Target : Confirmé]