Présentation de Windows Sharepoint Services [20 mn de lecture - paru le 10/5/2004 10:41:46 AM - Public : Confirmé]

Auteur

Gregoire LEMAISTRE Elève-Ingénieur Supinfo Paris Promotion SUPINFO 2004    Lui écrire    Tous les projets de cet auteur    Le mini-CV de cet auteur

3. Gestion de contenu sous WSS

3.1. Les différents type de pages WSS

Il est possible de créer de nombreux types de pages dans WSS. Nous avons vu les bibliothèques de documents et les bibliothèques de formulaire, mais il existe les bibliothèques d'images. Notons différents types de listes, comme les liens, les annonces, les contacts, les évènements, les tâches.



Voici la liste des éléments pouvants être créés :

Parmis les documents énnumérés ci-dessus, nous avons cité l'enquête, elle peut intéressente dans le cadre d'un outil collaboratif pour plusieurs aspects comme des enquêtes de satisfaction des utilisateurs, ou pour faire des votes (Parmi les logiciels que vous avez testé lequel est le meilleur ?)...


A jout de questions pour une enquête :

L'outil de sondage de WSS est évolué, il permet de créer des type des questions différentes tel que des questions à choix multiples ou réponse libre.

La réponse à une question peut être obligatoire ou facultative.


Une fois l'enquête terminée, il est possible de voir les résultats sur une page html ou encore d'exporter les réponses dans un fichier Excel, qui pourra être traité afin de générer des statistiques plus précises.

Ici nous ajoutons une nouvelle tache, on peut noter une priorité, un état, on peut l'assigner à une personne ou un groupe particulier avec une date de début et une échéance, un mini-éditeur HTML intégré permet de rendre l'élément plus agréable visuellement.


On attribue les droits à un groupe d'utilisateurs, à partir de leur adresse email ou de leurs comptes utilisateurs Windows, de plus on peut attribuer à ces utilisateurs, des groupes de site. Les rôles disponibles sont les suivants :

L'étape suivante de la création des droits, permet d'envoyer un mail de notification aux personnes qui ont été ajoutés, le message est personnalisable.

L'ajout d'événements peut se faire avec une pièce jointe.

Il s'agit en fait du même principe que le calendrier Outlook, façon Web.



Dès lors qu'un nouveau document à été ajouté, il est facilement identifiable par l'icone "nouveau" qui suit le titre du document. Tous les événements sont ensuite exportables avec Outlook, et donc indirectement avec un pocketPC.


Un message de confirmation d'export des événements vers Outlook s'affiche.


Voici le résultat.

D'autres fonctionnalités intéressentes permettent également, la publication d'un document dans une bibliothèque via un message envoyé par Outlook. On pourra inclure dans ce message les destinataires qui serront avertis par mail de la publication

3.2. Partager des documents

Lorsque que l'on souhaite partarger des document il faut créer une bibliothèque. Celle-ci peut être de type Bibliothèque de documents oubien un bibliothèque de formulaires.
La bibliothèque de documents permet de partager des documents classiques, comme des fichiers Words, Excel ou autre.
La bibliothèque de formulaire permet de mette en ligne des formulaires, bon de commandes, notes de frais ou autre, créés à l'aide un éditeur XML tel qu'Infopath, inclu dans la suite bureautique Office2003.



Lors de la création d'une bibliothèque de documents, il est necéssaire d'indiquer un nom ainsi qu'une description. La description est notamment nécessaire pour une recherche plus aisée des fichiers.


Il est également possible que la bibliothèque créée soit accessible depuis un lien direct depuis la page d'accueil du site. Le modèle de document permet aux utilisateurs de créer automatiquement un nouveau document. Ici ce sera un document Word.

La bibliothèque est créée. En cliquant sur "Nouveau document" un fichier Word sera créer, pour inserer un autre document sur la plate-forme, il faudra cliquer sur "Télécharger un document". Notez également que les documents dans classés par des métadatas : Type, Nom Modifé, Modifié par...
Cela permet de gérer plus facilement les documents. De plus ces metadatas sont personnalisables.

Windows Sharepoint Services est un outil puissant et convivial, pour en tirer un profit maximal et travailler plus efficacement, il faut que les utilisateurs aient la suite bureautique Office 2003 installée. Néanmoins, les différents éléments publiés sont facilement accessibles en Web-Dav, par le traditionel explorateur de documents de Windows.

Il faut veiller à ce que la prise en charge de Windows Sharepoint Services soit effective lors de l'installation d'Office 2003.

Nous avons ensuite un certain nombre des fonctionnalités liées à WSS dans Office. Notez ici, dans le menu Outils de Word, "Espace de travail partagé".

Cet "Espace de travail dynamique" est également disponible sur le volet droit de Word et des autres applications Office, il suffit de cliquer sur la la liste déroulante pour y accèder. Ainsi, il est possible de visulaliser les différents espaces de travails auquels on à accès et donc de modifier ou d'inserer de nouveaux documents.

Parmis les autres fonctionnalités de WSS, notons qu'il est possible d'être alerté par e-mail lors d'une modification d'un document, ces alertes peuvent être envoyées de façon immédiate ou par lots de manière périodique.


Lorsque l'on modifie les documents, on peut garder les traces des version précédantes, grâce à la fonction d'archivage. Ainsi le document complet peut être archivé oubien juste les éléments modifiés.


Le versionning de documents permet de revenir d'un moment à l'autre à une ancienne version d'un document donné.


A partir d'un document donné, il est facile de créer un espace de travail qui lui est associé.


Dans cet espace de travail, on retrouve une page personnalisable, avec une zone d'annonces, une zone de documents partagés, une zone de Tâches, une zone avec la liste des membres de l'espace et enfin, une zone de liens.

Tous les éléments nécessaire à la collaboration sur un projet particulier sont ici présents.